Als u een e-mailadres kunt krijgen, doe het dan. Als ze niet via e-mail met je neef willen praten, laat je neef dan vertellen dat ze documenten heeft die ze heeft gescand en die ze moet opsturen.

Laat haar dan opnieuw vragen of ze dingen kan bespreken via schrijven. Als ze op dat moment nog steeds weigeren, krijgt ze hun e-mailadres.

Stuur dan na elk telefoongesprek een beleefde e-mail te beginnen met

Zoals in ons telefoongesprek op x / x / xx

en voeg zoiets toe als

Ik wilde gewoon zeker weten dat ik het begrijp

en noem vervolgens de relevante onderdelen. eindigend met:

Laat het me weten als ik het mis heb.

Op die manier creëer je het papieren spoor door de telefonische discussie te citeren en ze de mogelijkheid om te corrigeren als het fout is. Als er later iets opduikt, kan je neef zeggen:

Wel, ik heb je een e-mail gestuurd, waarom heb je me niet verbeterd?

Het is meestal ingewikkeld om volledig te weigeren een verbaal gesprek met iemand te voeren. En het is normaal om te weigeren om alleen schriftelijk te communiceren: het kost veel meer tijd en moeite om min of meer hetzelfde te bereiken.

Als u echter op zoek bent naar een schriftelijke vastlegging van communicatie, wat u zou kunnen doen is het sturen of vragen van een samenvatting van uw discussie per mail direct daarna. Zodra beide partijen hebben bevestigd dat de inhoud de discussie effectief samenvat, heb je een spoor van wat er is gezegd.

Ontmoet ze halverwege

Ik weet dat je vraag impliceert dat je een oplossing wilt waarbij ze akkoord gaan met je voorwaarden en schriftelijk communiceren ... maar een groot deel van interpersoonlijke vaardigheden gaat over het zien van dingen van de ander het standpunt van de persoon.

Onszelf in hun schoenen plaatsen

Misschien vermijden ze schriftelijke communicatie omdat ze niet willen worden vastgelegd ... maar misschien hebben ze honderden mensen komen er vandaag doorheen en telefoontjes gaan zo veel sneller. Ik weet niet wat het proces daar is, maar om zichzelf aan uw geval te herinneren, moeten ze misschien een tijdje de details lezen en vervolgens een antwoord formuleren. Aan de telefoon kunnen ze je gewoon de relevante vragen stellen.

Een middenweg

Als ze bellen, laat ze dan weten dat het gesprek wordt opgenomen, zodat je ernaar kunt verwijzen. Waarschijnlijk zullen ze dit goed vinden, omdat het hen veel tijd bespaart.

tegenstrijdige informatie, in plaats daarvan wil ze aandringen op schriftelijke communicatie alleen om een ​​papieren spoor te creëren.

De zorgen van je neef zijn volkomen terecht. Hoewel telefoneren veel handiger is dan schrijven, is een goede manier om de verantwoordingsplicht voor iemands slechte gedrag te minimaliseren, het creëren van een papieren spoor om mee te beginnen.

Hoe kan iemand beleefd erop staan ​​om alleen schriftelijk te communiceren zonder iemand te beledigen, en hoe moet hij / zij te werk gaan als de persoon in plaats daarvan verbale communicatie wil?

Als u wil dit met minimale poespas verhelpen, mijn suggesties staan ​​verderop.

Maar ik vind het antwoord dat ze overweegt interessant te sturen:

Ik sta op schriftelijke communicatie omdat ik alle vertrouwen heb verloren in alles wat een van uw werknemers zegt . Ik belde al met drie medewerkers die allemaal verschillende, tegenstrijdige redenen voor de verkeerde berekening noemden: tijdverspilling. U lijkt e-mail te weigeren omdat u zich probeert te onttrekken aan het achterlaten van een geschreven document dat als bewijs zou dienen als uw werknemers opnieuw fibreerden.

Ze vindt dat ze haar verzoek moet kwalificeren, alsof het was onredelijk en ze moet er nu nader op ingaan. Als ze zou vragen om via een koerier te communiceren, geef dan in elk geval een reden op waarom de partij aan uw verzoek zou moeten voldoen. Maar als dat verzoek in wezen de standaardmodaliteit van communicatie is, zou ik geen enkele flexibiliteit hebben, tenzij die persoon een gezondheidsgerelateerde beperking heeft.

Ik ben niet bereid om te e-mailen. Ik denk nog steeds dat mondelinge discussie via de telefoon het snelst is.

Een professionelere reactie zou het uiten van beschuldigingen over liegen vermijden. In plaats daarvan, ongeacht wie de schuldige is, werkt wat je tot nu toe hebt geprobeerd niet:

Ja, de telefoon is sneller. Helaas hebben we er een aantal meegemaakt fouten en miscommunicaties. Dus in plaats van ons te concentreren op het snel oplossen van dit probleem, stel ik voor dat we proberen het correct op te lossen. En je zult misschien ontdekken dat dit eigenlijk de snelste methode is.

Er is echter iets aan het volgende dat me irriteert:

Ik ben niet bereid om te e-mailen.

Hoe dan ook ... misschien is je neef beleefder en minder trots dan ik.

Ik had ongeveer twee weken geleden een soortgelijke ervaring, om precies dezelfde redenen. Ik wilde echt een papieren spoor omdat ik wist dat het terug zou komen om ze te bijten. Ik denk dat dit het antwoord is dat je neef eigenlijk zoekt:

Hen: Kunnen we alsjeblieft een afspraak maken zodat we dit telefonisch kunnen bespreken?

Ik: als het niet teveel moeite is, zou ik liever via e-mail corresponderen. Ik heb echter geen bijzondere haast, dus aarzel niet om te reageren wanneer het u uitkomt.

Zij: ik denk dat het gemakkelijker zou zijn om dit telefonisch te bespreken, zodat er geen misverstanden zijn en geen verdere vertragingen. [Accepteert verzoek en gaat verder]

... [Alle daaropvolgende correspondentie via e-mail]

...

Een alternatieve methode die zou kunnen zijn om de waarheid te buigen zonder te liegen:

Ik heb gehoorproblemen en ik denk dat het al tot een aantal misverstanden heeft geleid. Als het niet teveel moeite is, correspondeer ik het liefst via e-mail.

Stel je nu voor dat als de medewerker zou zeggen: "wel, omdat ik alleen telefonisch communiceer, zal het veel problemen opleveren. Ik vertel je wat, als je je gehoorproblemen oplost, bel ik kom terug en ik zal dit in een oogwenk voor je uitzoeken "

LOL. Ik zou graag de uitkomst zien van een functioneringsgesprek waarin hun baas dat zag.